Aumentar tu productividad organizando tareas

Existe un gran problema para cualquier autónomo, al que vamos a intentar buscarle solución. Se trata de mejorar la gestión del tiempo para poder conciliar la vida laboral con la familiar. ¿Cómo puedo mejorar mi propia gestión del tiempo? Pues la respuesta me la han dado algunos de los profesionales asociados a Servelis y mi propia experiencia: Tienes que aumentar tu productividad organizando las tareas.

Aumentar tu productividad
Imagen de rawpixel.

Ser autónomo hoy en día no es tan fácil como mucha gente piensa. Desde que comencé a ser mi propia jefa me he dado cuenta que no tener horarios y tener que organizarse todo el tiempo, es bastante duro.

Muchos días te comes el mundo porque haces mil tareas y le sacas el máximo partido a tu jornada laboral. En cambio hay otros en los que el mundo parece que te va a comer a ti. Tienes la cabeza en tantas cosas que al final del día llegas agotada, pero no has terminado ninguna de las tareas importantes.

Aunque yo siempre he sido una persona bastante organizada, he empezado a interesarme por este tema y a buscar las claves para aumentar mi productividad laboral y que mi trabajo de autónoma no me quite las 24 horas del día.

Ten en cuenta una cosa, cuando eres autónomo tu cabeza no para de darle vueltas a tu trabajo. Cualquier hora parece buena para resolver uno de los mil retos que se te plantean. Con esa rutina lo único que conseguimos es darle total prioridad a nuestro trabajo y que domine al 100% nuestra vida.

Además, si como yo, trabajas desde casa, se eleva el riesgo de perder nuestro tiempo en tareas poco productivas. Tareas como atender al porterillo o a tu vecina con los problemas de la comunidad, no son tus mejores aliados.

 

Busca tu propio ikigai.

Si sumas multitarea con microinterrupciones y le añades una pizca de falta de planificación, tienes la receta para ser el perfecto autónomo improductivo. Siguiendo esa receta seguro que consigues no terminar de hacer las tareas que te habías propuesto para el día.

Como vida solo hay una y hay que disfrutarla, para ser feliz debes conocer tu ikigai en la vida. Ha llegado el momento de replantearte muchas cosas.

Mis objetivos son:

  • Mejorar mi calidad de vida manteniendo clientes y facturación.
  • Dedicar tiempo a mi familia completando todas mis tareas cada semana.
  • Compartirlo contigo, ojalá mi experiencia sirva para mejorar la vida de alguien.

Espera un momento, ¿que todavía no sabes qué significa ikigai? Pues te comento, ikigai es un término japonés que viene a significar “la felicidad de estar siempre ocupado”. Dicho de otro modo “la razón por la que nos levantamos cada mañana”.

Existe una pequeña aldea en Japón conocida como “la aldea de los centenarios” que sigue esta filosofía de vida. En esta aldea ríen cada día y conocen perfectamente el secreto de la felicidad, un objetivo fundamental para cualquier persona.

Cuanto más leo sobre el ikigai más me fascina. Si tienes la suerte de visitar la aldea de los centenarios una de sus recomendaciones que aprenderás será “trata a todos como si fueran tus hermanos, aunque sea la primera vez que los conoces”.

Está claro que saben aprovechar la vida. Su felicidad parte de ellos mismos y es lo que quiero que aprendas para tu vida tanto personal como profesional.

Ellos practican el yuimaaru, el trabajo en equipo que les lleva a ayudarse unos a otros. Encaja perfectamente con nuestro objetivo de mejorar en lo personal y en lo profesional, ¿verdad? No conciben el concepto de jubilarse como lo entendemos nosotros.

Si la salud se lo permite, siguen activos dedicando cada día a su ikigai. Y no les cuesta, al contrario, son felices de hacerlo porque tienen claro su objetivo en la vida. No pierden tiempo en temas que no son relevantes para su felicidad.

Busca tu propio ikigai

 

Conocer tu ikigai es un tema fascinante que dará para desarrollarlo más adelante. Ahora te quiero enseñar unas reglas que te ayuden a organizar tu día y evitar así  tiempos improductivos. Si te sientes identificado y sigues leyendo podrás ver las conclusiones a las que he llegado.

 

Organiza y prioriza tus tareas.

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Imagen de Kelly Sikkema.

Lo principal a tener en cuenta para aumentar tu productividad es que empieces a ser organizado. Es muy importante planificar la semana dejando claros los objetivos y las tareas concretas a realizar para conseguirlos.

Yo utilizo mucho el calendario de mi móvil para tener claro en todo momento lo que tengo que hacer. Tan importante es organizar tus tareas como tener en cuenta que habrá un porcentaje de ellas que serán imprevistas.

Seguro que te irán surgiendo cosas de última hora que no habías planificado pero el hecho de tener organizado todo lo demás te ayudará a ser flexible para buscarle el hueco necesario en tu apretada agenda.

Plantear tus tareas y aprender a priorizarlas es un reto al que vas a tener que enfrentarte como autónomo. Antes de que termine tu día, dedica quince minutos a organizar tareas y establecer tus prioridades para el día siguiente.

Hay muchas formas de hacerlo, incluso aplicaciones específicas para controlar el tiempo de trabajo como PrimaERP que pueden ayudarte a entender tu día a día y tu forma de trabajar. Pero lo fundamental es que adaptes las herramientas a tu forma de trabajar y a tus necesidades. Las herramientas deben ser muy sencillas de utilizar y que no supongan un problema añadido a tu lista interminable diaria.

El objetivo para organizar tus tareas es identificarlas y añadirles la característica de prioridad. Para mi, las tareas de prioridad P1 tengo que empezarlas antes que las tareas de prioridad P2. En esta forma de trabajar tendrás que priorizar muchas veces por comparación entre tareas. También deberás tener cierta flexibilidad de adaptación para replanificar cuando sea necesario, manteniendo cierta rigidez que asegure tus objetivos a medio y largo plazo.

Empieza por tanto tu día con las tareas de mayor prioridad, ya que al principio de la jornada tienes las pilas cargadas, eres más resolutivo y tienes mejores ideas. Trata de minimizar interrupciones y concentrar tu tiempo y esfuerzo en esa tarea. Sé que es complicado a veces, pero intenta no pensar en ninguna otra cosa, tu objetivo en ese momento es terminar esas tareas en el tiempo que te propongas para ello.

 

Busca un lugar adecuado para trabajar.

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Imagen de Domenico Loia.

Para trabajar de manera eficiente y aumentar tu productividad lo ideal es hacerlo en un lugar libre de distracciones y que te ayude a concentrarte. Si eres como yo de los que trabajan desde casa y añadimos que tienes hijos o personas dependientes a tu cargo, estás casi obligado a ser lo más productivo posible.

Es habitual en estos casos que tu lugar de trabajo pueda llegar a descontrolarse y no ser en principio el lugar más apropiado para desarrollar tu actividad profesional. Muchos de los problemas domésticos impactan de forma negativa en tu planificación profesional, y debes buscar maneras de minimizarlos.

Hay algunas actividades que directamente no son compatibles con un entorno como el del hogar, los profesionales que dedican su trabajo a estas actividades cuentan con una alternativa muy buena, como son los espacios de coworking.

En este tipo de oficinas coexisten multitud de empresas y profesionales. En ellas, puedes pagar un alquiler más económico por tu puesto de trabajo y una serie de servicios comunes en lugar de alquilar una oficina completa para tu actividad. Además suelen surgir relaciones profesionales que de otro modo difícilmente serían realidad.

Volviendo al trabajo desde casa, ahí van unos consejos para que te ayuden a tener un espacio de trabajo donde aumentar tu productividad:

  • Luz lo más tenue posible, acorde a tu actividad. Hay estudios que demuestran que una luz viva hace que te desconcentres con mayor facilidad.
  • Alguna planta cerca tuya de color verde te hará más productivo.
  • Si te encanta la música, utiliza auriculares que bloquean el ruido para ayudar a mejorar tu concentración.
  • Ten un reloj visible que te ayude a planificar los tiempos que has establecido para hacer tu tarea.
  • Cuando el estrés aparezca, usa un juguete anti-estrés que te ayude a relajarte entre tarea y tarea.
  • Trabajar en un ambiente con una temperatura adecuada hace que consigas aumentar tu productividad hasta en un 25%. Ni frío ni calor, para poder concentrarte mejor.

Cumple tu horario laboral.

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Imagen de James Owen.

El error más grave que puedes cometer como autónomo es asumir que no tienes horario y tienes total disponibilidad horaria para tus clientes. Este error se convierte en el principal obstáculo para aumentar tu productividad y es más habitual de lo que crees.

Si no estableces un horario para tu actividad profesional, las horas que tengas disponibles van a ser las mismas que utilices en desempeñar una tarea. Dicho de otra forma, si tienes cuatro horas para terminar un trabajo, te aseguro que vas a utilizar todas esas horas, tenemos tendencia a expandir la actividad hasta el tiempo máximo disponible.

En una actividad de tipo creativa, no siempre dedicar más horas significa hacerlo mejor. De hecho muchas veces empeoramos nuestro producto en el momento en que alargamos más de la cuenta el proceso creativo. Es habitual “perder el norte” y la perspectiva de los objetivos que quieres conseguir y el producto se va desvirtuando.

Si eres programador y estás planteando el desarrollo de una aplicación sabes de lo que te hablo. ¿Cuántas veces te has parado, pensando que te has metido en un problema con difícil solución y no sabes cómo salir de él? Ya te digo que la solución es sencilla, deja esa actividad por hoy. Cambia el chip y vuelve a enfocarte en ella al día siguiente. Verás cómo vuelves a ver muy claros los objetivos y el camino original, y eres capaz de resolverlo de forma brillante.

Y si algún problema no tiene solución para ti, no tiene sentido que inviertas más tiempo en ello. Dedica tu tiempo en cosas que dependan de ti y puedas resolver y delega el resto a quienes pueden ayudarte a resolverlo. Si no te pones límites, tu jornada será interminable y no conseguirás la conciliación laboral familiar tan necesaria. Ponte un horario y no te salgas de él para ser feliz siendo autónomo.

Establece desde ya tu horario y verás cómo te terminas acostumbrando a tenerlo todo gestionado durante ese tiempo. No olvides incluir durante tu jornada pequeños descansos cada dos horas. Estos pequeños paréntesis te ayudarán a despejarte, a eliminar estrés y a aumentar tu productividad enfrentando las tareas posteriores con mayor concentración.

 

No vayas a reuniones improductivas.

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Imagen de rawpixel.

Evita a toda costa perder tiempo en reuniones improductivas e interminables. Si planificas una reunión, intenta dejar claro antes de hacerla el motivo por el que la haces y los objetivos concretos que quieres que salgan fijados de esa reunión. De esta manera, evitarás ir a reuniones interminables y no desaprovecharás tu valioso tiempo.

Si la reunión no la has organizado tú, aclara con el organizador cuál es la necesidad real de ese encuentro para ver si se puede solucionar con el envío por correo de cierta información que faltaba. Y si aún así no hay más remedio, intenta fijar los temas a tratar en un correo, ir al grano en la reunión, y escribir las conclusiones. Así la reunión será lo más productiva posible.

Tips para planificar correctamente una reunión profesional y aumentar tu productividad.

  • Llevar la agenda preparada y comunicar a los asistentes los temas a tratar.
  • Fijar el objetivo a alcanzar.
  • Realizar un pequeño resumen a modo de acta donde quede claro todo lo tratado.
  • Poner un límite de tiempo, te podrá ayudar a terminar antes de lo que pensabas.

 

Resuelve una única tarea cada vez.

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Imagen de Taras Shypka.

Parece fácil centrarte en una sola tarea, pero te aseguro que no lo es. Es increíble la cantidad de pensamientos que podemos tener en la cabeza casi de forma simultánea e incluso de forma subconsciente, pero esta predisposición del cerebro es otro de los obstáculos para aumentar tu productividad. Tenemos que ejercitar nuestro cerebro para conseguir hacerlo más eficiente. Enfoque, nada de dispersarse.

¿Eres el hombre orquesta? ¿Te sientes escáner, y a veces impresora, y otras veces fax? Ya va siendo hora de ser realmente un buen profesional y eso pasa si o si por aumentar tu productividad. Cuando inicias varias tareas lo normal es que no llegues a terminar ninguna al final de tu jornada. Eso te obligará a empezar la jornada siguiente con tareas sin acabar. Perderás un valioso tiempo y tu mejor energía para ver por dónde te quedaste o incluso darte cuenta de que lo que empezaste ayer ya no tiene sentido hoy. Es muy frustrante llegar al final de la semana y ver que no has conseguido finalizar ninguno de tus objetivos.

Te voy a dar uno de los secretos más efectivos para aumentar tu productividad como profesional autónomo. Cuando vaya a comenzar con una de tus tareas, enfoca todo tu esfuerzo en resolverla y bloquea distracciones que estén relacionadas con otras actividades.

Calcula antes el tiempo estimado para resolverla y determina cuántas horas vas a estar dedicado a esa tarea. Cuando termine ese tiempo es momento de dar un repaso rápido al resto de tareas del día. Así, podrás incluir imprevistos con mayor prioridad y autoasignarte la siguiente tarea.

Hay personas a las que su música favorita le ayuda a concentrarse, puedes medir el tiempo que dedicas a tus tareas a través de la duración de tu lista de canciones. Ten en cuenta que la música es un lenguaje instalado en la genética de  nuestro cerebro, y puede ser la llave que abra las puertas necesarias para conectar tus mejores ideas.

 

Dosifica el tiempo de consulta de correo y redes sociales.

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Imagen de rawpixel.

Gestión del correo electrónico.

Lo ideal es planificar también algunos momentos del día para repasar el correo electrónico y las redes sociales, ya que si lo tenemos todo el tiempo abiertos mientras realizamos una tarea, tenemos todas las papeletas para conseguir distraernos.

Si lo piensas, salvo alguna urgencia, no es necesario que trabajes con el correo electrónico de forma continua. El objetivo no es utilizar para el trabajo todas las horas de las que disponemos, si no terminar las tareas que hemos programado en el tiempo que hemos previsto.

Mi consejo es que consultes tu correo a primera hora del día y le eches un vistazo en cada tarea planificada finalizada. De esta manera puedes detectar si te llega alguna comunicación pendiente que sea importante.

Aquí el dicho de “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”, yo lo cambiaría por “No dejes lo verdaderamente importante para mañana y hazlo hoy”. Una vez finalizada tu jornada lo que no sea urgente puede esperarse al día siguiente, si no es que nunca das por finalizado tu día de trabajo.

Y lo que es “urgente” da para hablar largo y tendido. Yo entiendo por “urgente” algo que si no lo resuelves hoy, bloquea la actividad de otros profesionales que son críticos para la viabilidad de tu negocio. Las urgencias que surjen al final de la jornada se pueden encajar como prioridad P1 para la jornada siguiente en el 99% de los casos. O dicho de otra forma, no hay nada tan urgente como escuchar las carcajadas de mis hijas. Para mi, ellas son prioridad P0.

Haz el ejercicio continuo de chequear de manera superficial los avisos de correo entrante para poder detectar cualquier urgencia real e ignorar el 99% de los correos. Cuando termines tu tarea, entonces entra en la aplicación, afronta las respuestas a aquellas consultas que se puedan resolver de forma rápida (no más de unos pocos minutos) y vuelta a empezar con la siguiente tarea.

Gestión de las Redes Sociales.

Y en cuanto a las redes sociales, incluso cuando tu actividad profesional depende de ello, hay maneras de planificarlo de forma que no pierdas tiempo. Ten en cuenta que muchos momentos de 5 minutos repartidos durante toda la jornada, supone perder cada día algunas horas valiosas que podrías dedicar a estar con tu familia.

Si eres de los que miran las redes sociales cada 15 minutos, piensa que pierdes de media 1 o 2 horas al día en distracciones que no te ayudan a aumentar tu productividad. Es muy útil mirar las redes sociales solo en algunos momentos de descanso. Lo ideal es minimizar las distracciones optimizando la configuración de avisos de tus aplicaciones.

 

Realiza primero las tareas que menos te gustan.

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Imagen de JESHOOTS.

Yo aquí utilizo la misma técnica que para realizar las tareas de mantenimiento de mi casa. Fregar los platos no es una de mis actividades favoritas, pero es verdad que si hago esta tarea en primer lugar, mejora considerablemente mi energía para seguir haciendo el resto de tareas de casa.

El resto de tareas no es que me entusiasmen, pero a medida que mi efectividad va bajando, la dificultad de las tareas también lo hace en la misma medida. Por tanto hay coherencia entre ambas y me permite no verme sobrepasada en ningún momento.

Dicho esto, en tu negocio debes emplear la misma técnica. Estudios realizados en prestigiosas universidades nos confirman que realizar primero las tareas que no nos gustan, nos convierte en profesionales más productivos.

Si cuando estás cansado tienes que ponerte a hacer algo que no te agrada, no lo harás bien porque el cansancio y la apatía sacará lo peor de ti. Así que, lo que menos te guste ponlo al principio de tu lista de tareas.

Esta forma de trabajar va en contra de nuestra propia naturaleza, de nuevo en nuestra genética viene la programación primaria de priorizar nuestra actividad a lo que nos resulte placentero. Tienes que conseguir hacer un by-pass a tu cerebro porque de forma global conseguirás más tiempo para actividades placenteras si consigues aumentar tu productividad, y ser productivo en principio no es en sí mismo algo placentero. Evolución, ya no somos primates aunque a veces parezca lo contrario.

Deja para el final lo que te guste mucho. Aunque estés agotado después de todo el día, lo que te gusta lo vas a hacer con las mismas ganas que tenías tras tomarte tu primer café.

De hecho, tu cerebro te dará las gracias después de haberle forzado a hacer primero cosas que no le gustan y te obsequiará con ese extra de energía que necesitas para finalizar la jornada. Plus de energía extra.

 

Controla el tiempo dedicado a utilizar tu móvil.

Aumentar tu productividad
Imagen de Thom.

El teléfono es ese gran invento que nos permite estar conectados en cualquier sitio. Por contra, también es el ladrón principal del tiempo de tu negocio.

Consume gran parte de nuestro día ya que cada vez tenemos mayor necesidad de llevarlo encima. De hecho, puede ser toda una odisea no contestar si te escriben o te llaman.

Sería interesante a la hora de aumentar tu productividad que  planifiques un tiempo para concentrarte en todas tus llamadas o chats.

Sé que es difícil ignorar tu móvil, pero te puedo asegurar que conseguirás aumentar tu productividad sin darte cuenta.

Sería aconsejable evitar este gran consumidor de tiempo, teniendo en cuenta varios puntos:

  • Usa el buzón de voz.

Tanto tu tiempo como el del que te llama son igual de importantes. Si estás centrado en una de tus tareas prioritarias, deja que salte el buzón de voz. Ya devolverás la llamada cuando te tomes un descanso.

  • Fija un momento de tu día para llamadas.

Al igual que con el correo electrónico, utiliza un momento del día para gestionar las llamadas. Para que no te quiten demasiado tiempo, siéntate, relájate y ve directo al grano.

  • Ve directo al grano.

Como hoy en día nuestro tiempo es tan valioso, no estamos para perderlo. Transmite directamente que no tienes tiempo que perder.

 

Aumentar tu productividad dedicando tiempo a la familia y a ti.

Aumentar tu productividad
Imagen de Giu Vicente.

Este punto es clave para conseguir la conciliación laboral y familiar. Es muy importante que puedas disponer de tiempo para desempeñar tus actividades de ocio y pasar tiempo con tu familia. Parece lo contrario, pero créeme, dedicar tiempo a tareas personales servirá para aumentar tu productividad.

También puedes organizarlo en tu calendario y fijar el tiempo donde estarás realizando actividades que no sean del ámbito profesional. De esta forma cuando te salte el aviso, no tendrás excusa para no llevarlo a cabo. Para ello es importante respetarlo y no cambiarlo bajo ningún concepto.

Al principio te costará porque es habitual que surjan temas de trabajo de última hora, pero debes mantenerte firme. El tiempo para divertirte con los tuyos debe ser intocable, debe convertirse en “sagrado”. Si la actividad profesional con mayor prioridad es P1, la actividad familiar y personal es P0.

Sigue mi consejo y verás cómo en esos tiempos de desconexión y descanso eres capaz de recargar tus pilas. Eso te convertirá en una persona más productiva y tendrás energía de sobra para llegar a todo. Rompe el círculo vicioso de “Más trabajo” – “Menos tiempo de desconexión” – “Menos energía” – “Más improductivo” – Más trabajo”.

Así que no pongas más excusas, busca huecos libres y a disfrutar con los tuyos. Serás más feliz, harás más felices a los tuyos y conseguirás ser mejor profesional que antes.

 

Como habrás podido comprobar, existen muchos métodos para aumentar tu productividad en nuestro trabajo. Está claro que el primer paso es tuyo. Deberás intentar ganar tiempo mejorando tu forma de trabajar y lo dediques a lo que te aporte felicidad.

Mi último consejo y el más importante para aumentar tu productividad, es que te cuides. Duerme lo mejor que puedas y haz algo de deporte para empezar tu día. El ejercicio aliviará tu estrés y te llenará de energía. Conseguirás sentirte capacitado para enfrentarte a tu jornada llena de tareas.

¡Cuídate y busca tu ikigai!

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