Hacer el presupuesto anual de una empresa

Hacer el presupuesto anual de una empresa parece ser la parte menos atractiva del negocio, pero mantener un presupuesto realista es una necesidad.

De hecho, hacer el presupuesto anual realista y hacerle seguimiento durante todo el año puede significar la diferencia entre el éxito empresarial y el fracaso absoluto.

hacer el presupuesto anual de una empresa

Hay varias maneras de hacer el presupuesto anual de una empresa. Algunos prefieren sumar todos los ingresos del año y todos los gastos del año. Luego, dividen cada categoría por doce para llegar a un promedio mensual.

Otros prefieren evaluar mes a mes Gastos vs Ingresos. En cualquier caso, puedes contar con ambos presupuestos, uno de promedios y otro de detalles mensuales.

 

Hacer el presupuesto anual de una empresa para medir desviaciones y cumplir objetivos.

hacer el presupuesto anual de una empresa

Un presupuesto tradicional parte de los datos del año anterior para modificar en caso de ser necesario. Por otro lado un presupuesto base cero, se remonta al punto de partida en el que volvemos a evaluar cada elemento.

La recomendación es seguir una mezcla de ambos. Tomar el histórico y preguntarnos en cada caso si es necesario aumentar o disminuir la cantidad destinada a ese elemento según los objetivos anuales de ventas que nos marquemos mes a mes.

Es importante ver el fondo de cómo se debe entender el presupuesto anual. Para ello, imagina que tienes presupuestado gastar 100€ cada mes en un determinado servicio. En la realidad, empiezas a gastar 300€ en ese mismo servicio.

En esa situación hipotética, de nada sirve que modifiques el presupuesto que habías planteado para el año. Lo importante es saber reaccionar a esta desviación. En ese caso, debes darte cuenta de que necesitas generar 200€ al mes para no desviarte de tus objetivos.

Para el próximo año partirás de un presupuesto de 300€ en lugar de 100€. Además, sabrás si tu negocio es capaz de generar ingresos suficientes para absorber la subida.

Cuando es realista, el presupuesto anual es una herramienta que puede ayudarte a establecer y alcanzar objetivos financieros. El presupuesto anual puede ser una fuente de inspiración para mantener tus gastos controlados y tus objetivos a la vista.

Algunas herramientas que pueden ayudarte para hacer el presupuesto anual son:

Papel, lápiz y calculadora.
Software de hoja de cálculo, como Google Sheets.
Software para controlar la contabilidad de tu pyme y generar el presupuesto anual, como Selfconta.

Haz seguimiento al presupuesto anual.

Una vez que tengas preparado el presupuesto anual, no lo dejes olvidado en un cajón. Tienes que revisarlo a menudo. Compara al menos una vez al mes, el presupuesto anual contra los ingresos y gastos reales.

Esto te permite ajustar las expectativas, por lo que se puede pedir más inventario de lo previsto, ajustar los esfuerzos de marketing, o contratar a ese nuevo empleado a medio tiempo, en lugar de a tiempo completo si es necesario.

Esta comparativa también te permite detectar problemas ocultos antes de que se conviertan en una crisis.

 

Gastos vs Ingresos, el camino hacia la rentabilidad.

hacer el presupuesto anual de una empresa

El presupuesto anual no es otra cosa que una predicción de todos los ingresos y gastos previstos durante un período de doce meses. En el lado del gasto, se incluyen tanto los gastos únicos como los gastos recurrentes.

Hacer el presupuesto anual te permite probar diferentes hipótesis para que puedas tomar el mejor camino en la creación de un beneficio sostenible.

Por ejemplo, puedes crear tres escenarios, el mejor de los casos, el peor y uno intermedio. Esto te ayuda a identificar posibles problemas que puedan suponer un bloqueo para tu negocio.

El flujo de caja es el rey.

Una empresa necesita dos tipos de presupuesto: un presupuesto centrado en la rentabilidad, y un presupuesto centrado en flujo de efectivo.

En muchas ocasiones los empresarios se centran en estudiar la rentabilidad de su negocio pero descuidan el segundo tipo de presupuesto: un presupuesto de flujo de efectivo. Puedes ser el dueño de un negocio rentable y acabar fracasando, por tener problemas de efectivo en un momento determinado.

Tener flujo de efectivo positivo significa que tienes suficiente dinero para pagar tus deudas en cualquier momento del año. Por un tiempo determinado, tu negocio puede sobrevivir con un flujo de efectivo negativo, pero ese tiempo es limitado.

Para crear el presupuesto anual de flujo de efectivo, lo importante es averiguar, mes a mes, hasta cuándo puedes esperar a recibir pagos y cuándo tendrás que pagar las facturas. Si tú pagas mes a mes, pero tus clientes te están pagando a 180 días, o tienes un plan financiero robusto que te respalde, o estás asumiendo un riesgo muy elevado.

 

El reto de hacer el presupuesto anual en momentos especiales.

hacer el presupuesto anual de una empresa

Si tu negocio acaba de nacer, debes enfrentarte a la tarea de hacer el presupuesto anual de puesta en marcha. La desventaja en este caso es que no cuentas con los números del año anterior, tienes que plantear todos los números desde cero.

Algunas preguntas que seguramente te hagas son:

¿Cuánto cuesta iniciar la actividad y cumplir con la legalidad?

¿Cuánto cuesta una web de empresa?

¿Cuántas unidades seré capaz de vender en mi primer año?

¿Cuánto necesito gastar en inventario o producción?

¿Qué debería cobrar por mi producto o servicio?

¿Cuánto cuesta un plan de marketing para darme a conocer?

¿Cuántos empleados necesito y cuánto me cuesta cada uno incluyendo impuestos?

¿Cuánto cuesta el mantenimiento de la web de la empresa al año?

Para tener respuestas, debes estudiar al detalle tu industria, tu competencia y tu mercado objetivo. Igualmente, considera el impacto de los cambios estacionales en tu negocio. Y desde luego, no caigas en suponer que tus ventas irán de 0 a 100 items por hora de un mes a otro, la realidad es mucho más gradual.

Hablar con los dueños de negocios similares que no sean tus competidores directos, puede resultar muy útil para plantearte cuestiones que se pasarían desapercibidas si nadie te las cuenta.

>> Lectura recomendada: Conseguir clientes en internet.

 

Hacer el presupuesto anual para sobrevivir en tiempos de crisis.

Si es necesario siempre el presupuesto anual bien elaborado, se convierte en aún más importante cuando tu empresa está tratando de sobrevivir a una crisis. En esta situación, la revisión mensual (o incluso semanal) toma mayor importancia que la trimestral. En época de crisis, cada euro cuenta.

 

Espero que os haya servido para ver la importancia de hacer el presupuesto anual, es una herramienta poderosa que te ayudará a no ir a ciegas por el mundo empresarial. Cualquier comentario o aportación de ideas será bienvenido.

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